Как ритейлеру перерегистрировать 4885 касс за месяц: кейс «Детского мира»

О ритейлере

ГК «Детский мир» – мультивертикальный цифровой ритейлер, лидер на рынке детских товаров в России и Казахстане, а также значимый игрок в Беларуси. «Детский мир» – самый узнаваемый в России бренд в детском сегменте с 75-летней историей.

Группа объединяет розничные сети магазинов «Детский мир» и «Детмир мини», интернет-магазин и маркетплейс detmir.ru, а также сеть товаров для животных «Зоозавр».

Задача

В связи с реорганизацией юрлица ритейлеру необходимо было перерегистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ) на 4885 кассах во всех российских магазинах. 

Ключевые требования:

1. выполнить все работы за месяц – сдвинуть сроки юридически невозможно,

2. не останавливать продажи и другие бизнес-процессы в магазинах на время работ.

Решение

«Детский мир» разделил магазины на три части – между тремя ИТ-подрядчиками. 

Сервисная служба CSI перерегистрировала ККТ на 1745 кассах в 416 магазинах в 7 регионах России.

Результаты

Контрольно-кассовая техника перерегистрирована точно в срок

За месяц «Детский мир» успешно перерегистрировал кассы во всех магазинах. Сервисная служба CSI завершила свою часть работ на 4 дня раньше срока. Компания задействовала 31 регионального партнёра и 450 инженеров, которые работали на местах. 

Основные работы состояли из 2 этапов:

1. Перерегистрацией ККТ с заменой фискальных накопителей на каждой кассе занимались выездные инженеры.

2. Связанные с этим операции в личных кабинетах ОФД и ФНС выполнял специалист в центральном офисе CSI по доверенности от ритейлера.

Во время проекта произошло по крайней мере три массовых сбоя в работе личного кабинета ФНС. Предварительное планирование и наличие в графике резервных дней, на которые можно было перенести работы в конкретном магазине, помогли не сорвать сроки из-за внешних обстоятельств.

Продажи в магазинах не останавливались на время работ

В проекте были технические ограничения, которые не позволяли перерегистрировать все кассы за одну смену. Иначе пришлось бы остановить продажи в конкретном магазине на время работ. Чтобы этого избежать, специалисты CSI перерегистрировали за одну смену ККТ только на половине касс, а вторую половину – на следующий день. Это позволило избежать финансовых и репутационных потерь магазинов из-за простоя.

Мы благодарны CSI за плодотворное сотрудничество, зрелую бизнес-коммуникацию, высокое качество планирования и организации работ и глубокие предметные компетенции. Специалисты компании успешно справились с выделенными регионами, удалённость по часовым поясам также не стала преградой – работы в личных кабинетах ОФД и ФНС выполняли и по ночам. Каждый день передавали нам актуальный статус, вовремя сообщали о проблемах и возможных решениях. Если у них высвобождались ресурсы – выполняли работы с опережением графика. В результате справились на 4 дня быстрее запланированного срока.

Проект в “Детском мире” стал для нас интересным вызовом с точки зрения планирования большого и распределённого по стране объёма работ и количества задействованных специалистов. По изначальному плану, чтобы уложиться в срок, мы должны были точно следовать графику, задержка даже на день могла привести к срыву проекта. Резервный ресурс и опережение графика в первые две недели позволили безболезненно переждать трехдневные технические работы в личном кабинете налоговой. Ключом к успеху стала кропотливая подготовительная работа. Для инженеров провели обучения и вебинары, составили понятные регламенты, установили тайминги работ. Консультанты из центрального офиса постоянно были с ними на связи, а менеджер предоставлял ежедневный прозрачный статус клиенту, подтверждая ожидания руководства от результата.