Кому доверить кассу. Важные моменты при выборе ЦТО

По закону каждая контрольно-кассовая машина (ККМ) должна состоять на учёте в Федеральной налоговой инспекции по месту установки и находиться на обслуживании в центре технического обслуживания аккредитованном производителем ККМ. Рынок пестрит предложениями — сделать выбор довольно непросто.

Узнайте, на что нужно обратить внимание при выборе ЦТО и какие пункты договора следует вычитать особенно внимательно.

Центры технического обслуживания делятся на несколько типов:

• которые продают и обслуживают контрольно-кассовое оборудование;
• которые помимо продажи и обслуживания оборудования занимаются ещё и автоматизацией торговли в целом.

Если у вас автономная ККМ, то вам выгоднее обратиться в то ЦТО, которое занимается исключительно продажей и обслуживанием. Как правило, это небольшие организации. Малому бизнесу удобнее работать с ними — там и кассу продадут с минимальной наценкой, и оформят документы для регистрации кассового оборудования. Останется только платить по тарифу.

Но как только развитие вашей компании приведет к необходимости автоматизации, такие компании из «удобных» становятся помехой бизнесу. Они не имеют надлежащего ресурса и квалификации специалистов для качественного анализа бизнес-процессов, внедрения систем по выбору клиента. О качественном сопровождении программного обеспечения можно забыть. Доработки – невозможны.

На какие пункты договора нужно обратить особое внимание

При заключении договора с ЦТО всегда уточняйте стоимость обслуживания и перечень услуг, которые входят в стоимость.

Что должно быть в договоре:

• сроки реакции и сроки выполнения;
• время обслуживания (например с 9 до 21, 7 дней в неделю, 365 дней в году). Сроки реагирования и выполнения привязаны к времени обслуживания, прописанному в договоре.
• четкое разделение, все ли выезды входят в стоимость обслуживания или выезды с определенными условиями (например, по гарантийным — бесплатные, по не гарантийным - за фиксированную плату)

Очень часто бывает, что в стоимость обслуживания входит один выезд в месяц (аварийный выезд), а дополнительные выезды приходится оплачивать отдельно.

Сколько раз ваша кассы выйдет из строя — угадать невозможно. Даже если вы используете качественное кассовое оборудование, многое будет зависеть от аккуратности кассира и ещё многих факторов. «Самосборные» системы ломаются часто. Соответственно, обслуживание влетит в копеечку.

Бывает, что дополнительные услуги не расписаны вообще, то есть они приписаны к нормочасу — каждый дополнительный час работы стоит определённую сумму. Этими часами владельцы ЦТО могут играть как угодно, будьте внимательны.

Сразу спрашивайте, готовит ли ЦТО документы за клиента для постановки кассы на учет и прочих регламентных процедур. Входит ли ежеквартальное техническое обслуживание в абонентскую плату? Удостоверьтесь, что вы точно знаете, по какому номеру позвонить в случае неисправности контрольно-кассовой машины.

В большинстве мелких ЦТО клиенты звонят конкретным инженерам. Это неплохая практика — инженер работает только со своими клиентами, и он более досконально узнаёт нюансы аппарата. Но если инженер заболеет или уйдёт в отпуск, то возможны проблемы. На всякий случай попросите контакты другого специалиста, который сможет помочь.

Сроки выполнения задачи

Центры технического обслуживания разделяют срок выполнения задачи на две фазы:

• сроки реагирования
• сроки выполнения

В договоре обычно указывают сроки реагирования. Очевидно, что они не отражают картину целиком — заявку могут принять через два часа, но проблема разрешится гораздо позже.Регламентный срок ремонта контрольно-кассовой техники составляет 36 часов. Больше суток магазин может простоять без дела.

Срок выполнения заявок как минимум по критичным ситуациям (остановка кассы) должен быть чётко прописан в договоре.

В больших ЦТО для того, чтобы не тратить время на выставление счетов сотням клиентов, все услуги включены в стоимость абонентской платы. То есть клиент платит только за дополнительные услуги, прописанные в договоре (замена ЭКЛЗ, перенос кассы или снятие кассы c обслуживания в налоговой, когда предприниматель закончил свою коммерческую деятельность).

Можно ли отследить сроки выполнения?

Некоторые ЦТО реализуют систему онлайн-мониторинга заявок. К кому перешло оборудование, кто конкретно им занимается, какие проблемы возникают.

Онлайн-мониторинг возможно реализовать только с помощью CRM-системы. Такая система может стоить несколько миллионов рублей. Разумеется, что у маленьких центров технического обслуживания таких денег нет. Если вам важен постоянный контроль, то стоит обратиться в крупное ЦТО.

Перед выбором задавайте прямые вопросы — мне надо поставить кассовый аппарат на обслуживание, что от меня требуется, какие деньги я должен буду заплатить за регистрацию и ежемесячно за обслуживание, какие дополнительные оплаты возможны в течение обслуживания? Для ознакомления с перечнем предоставляемых услуг просите отправить Вам шаблон договора технической поддержки. Не давайте себя обмануть низкой ценой абонентской платы.