Что делать, если покупатель возвращает товар?

Покупатели часто приносят товары обратно в магазин. Причины могут быть разными, чаще всего покупку возвращают, если она оказалась бракованной или не подошла клиенту. В интернете много инструкций, в которых написано, как должны действовать покупатели, если они хотят вернуть товар. А что делать магазину?

Узнайте, в каких случаях магазин обязан вернуть деньги, какие документы нужно оформить для возврата и как магазин может защитить себя в спорных ситуациях.

В каких случаях магазин обязан вернуть деньги или обменять товар?

В случае, если товар оказался бракованным или не подошел покупателю по фасону, габаритам, комплектации и т.д.

Здесь есть и обратная сторона. Ваш продавец утверждает, что при продаже товар был исправен, да и вообще претензии клиента весьма подозрительны? За свой счет магазин может провести экспертизу. Если экспертиза покажет, что клиент специально испортил покупку, то он будет обязан возместить стоимость экспертизы. Разумеется, ни о каком возврате товара речи уже быть не может.

Покупатели возвращают не только брак. В течение 14 дней со дня покупки клиент имеет право вернуть товар надлежащего качества, если он по каким-то причинам ему не подошел. Увы, но экспертизу, доказывающую, что фасон выбранного пальто на самом деле покупателю к лицу, провести невозможно. Если товар не использовали, и при возврате он сохранил свой товарный вид, то поменять его или вернуть деньги магазин обязан.

Какие товары не подлежат возврату или обмену на аналогичный товар?

Косметика, средства личной гигиены, еда, бытовая химия — категорий таких товаров множество.

Какие документы понадобятся для оформления возврата товара?

Покупателю нужно заполнить заявление на возврат. В нём он указывает паспортные данные, причину возврата товара и сумму, которую рассчитывает вернуть. К заявлению надо приложить кассовый и товарный чек. Часто сотрудникам приходится помогать клиенту с заполнением, отвлекаться от работы.

В программе для магазина Set Retail есть готовые шаблоны заявлений. Для заполнения потребуются только паспортные данные клиента, а всю информацию о заказе программа возьмёт из базы.

Также сотрудники магазина должны заполнить накладную на возврат товара. Оформить её можно как угодно. Главное, чтоб она содержала данные о клиенте и информация о товаре (наименование, количество, стоимость).

А если покупатель потерял чеки?

Даже если он потерял чеки, но смог доказать, что совершил покупку, то магазин обязан вернуть деньги. Человеку достаточно найти свидетелей покупки.

Как правильно отдать деньги?

Существует несколько важных правил. Если возврат товара происходит в день покупки, деньги выдаются из операционной кассы, то есть прямо из денежного ящика рабочего кассового узла. Это в том случае, если покупатель заплатил наличными деньгами. В конце рабочей смены нужно оформить акт КМ-3 и дневную выручку кассы уменьшить на сумму возвратов за день.

Если покупатель пришел возвращать товар через некоторое время (не в день покупки), деньги надо взять из главной кассы.

При безналичной оплате отдавать деньги из кассы нельзя. Сумму нужно перечислить на карту клиента, либо отменить транзакцию, если товар возвращают в день покупки.

Как отправить покупателю деньги обратно на карту, узнайте в службе поддержки вашего банка. Возможно, что перечислить деньги на карту не получится. Тогда сумму нужно снять с расчётного счёта и только потом вернуть.

Нужно ли учитывать возврат в налоге УСН?

Да. За период возврата нужно уменьшить доходы на сумму денег, которые вернулись к покупателям. Сумма возвратов вносится со знаком минус в графу «Доходы» книги учёта доходов и расходов.

Себестоимость товара, учтенную в расходах, нужно исправить таким же образом. В графу «Расходы» впишите со знаком минус себестоимость принятых обратно товаров.

Как избежать конфликта?

Покажите, что вам не безразличны чувства клиента. Если покупатель получил неисправный товар, признайте ошибку и предложите бонус — скидку или подарочную карту.

Помните, что скидки до 10-15% воспринимаются как норма. Если вы хотите задобрить сердитого, но важного клиента, то скидка должна быть более существенной.

Некоторые магазины предлагают скидку на товар, если его изъяны не существенны, и многие покупатели соглашаются на это. На самом деле, товар лучше заменить. Про скидку клиент забудет быстро, а вот небезупречная покупка останется с ним надолго, магазин он будет вспоминать как место, в котором ему продали плохой товар.

Признавая свои ошибки, вы зарабатываете очки доверия у покупателей. Но ни в одной ситуации нельзя забывать о сотрудниках.

От принципа «клиент всегда прав» страдают те, на ком на самом деле держится магазин. Консультантам и продавцам часто приходится общаться с грубыми и гиперактивными покупателями, претензии которых зачастую весьма надуманны. Дайте понять подчиненным, что вы разделяете их возможное недовольство.