Анатомия магазина, часть II. Приёмка товара

В любом магазине есть самые ходовые товары. От общего ассортимента они составляют примерно одну пятую, а прибыли приносят до 80 процентов. Хороший снабженец стремится, чтобы популярные товары в магазине были с запасом. Ведь если сорвётся следующая поставка, то полки опустеют, а раздосадованные покупатели пойдут в другой магазин. Товары окажутся на витрине, если вовремя сделать заказ и правильно его принять. О приёмке товара мы сегодня и поговорим.

Вы заходите в гипермаркет и видите полки, уставленные яркими упаковками разных форм и размеров. Стеллажи простираются вдаль и ввысь. Как же товары попали на полки? Они проделали долгий путь. Зона покупателя — это лишь верхушка айсберга. В нашем блоге уже была статья об организации торгового пространства, и сейчас мы расскажем, что происходит за кулисами магазина, а именно, какие ошибки совершают магазины во время приёмки.

Сразу отметим, что говорить про приёмку товаров как про отдельное мероприятие крайне неверно. Это всего лишь часть очень длинной цепочки, которую профессионалы называют supply chain (цепочка поставок).

Цепочки поставок можно условно разделить на два вида:

Подавляющий процент российских ритейлеров работает по первой схеме, так как строить собственные распределительные центры очень дорого. Поэтому приёмку мы будем рассматривать на примере первой схемы поставок.

Ассортимент каждого магазина делится на две группы:

• FMCG (fast movement consumer goods) – товары повседневного спроса с большим оборотом;
• другие товары, которые необходимы владельцу магазинчика для разнообразия ассортимента (потому что полки ни в коем случае не должны пустовать).

Чего будет добиваться хозяин магазина?

Владелец магазина постарается сделать, чтобы самые ходовые товары (FMCG) всегда были в достатке. Как же сделать так, чтобы они всегда были в нужном количестве? Нужно соблюсти все тонкости доставки и приёма товаров. Где же возможен сбой?

В небольшом магазине всё просто. Хозяин часто исполняет функцию и товароведа, и продавца. Он прекрасно знает, какие товары стоит заказать впрок. Владелец управляет ассортиментом в ручном режиме и проблем не знает, картина выглядит довольно радужной — для расчёта потребностей достаточно заполнять табличку в Excel (или даже в тетради).

Полотно окрашивается в более мрачные оттенки, когда мы выходим на масштаб супермаркета. Там нет человека, который держит заказ у себя в голове.

Крупные магазины используют электронные системы учёта товаров, в которых собирается информация об объёме закупок, остатках товара и множество других данных. Вопросов, какие товары нужно привезти, куда и во сколько, возникать не должно. Одна ошибка в документах спровоцирует целую плеяду трудностей.

Всегда внимательно формируйте заказ

Поставщик должен узнать точное количество товаров, в какой упаковке и на каком транспорте их привезти. Не должно быть и расхождений в цене.

В заявке обязательно нужно указать тип транспорта. Габариты автомобиля должны соответствовать габаритам зоны подъезда. Фура не сможет разгрузиться в узкой улочке. В ответ поставщик должен сообщить заказчику дату и время поставки.

Уделите внимание каждой мелочи, и тогда сформировать безопасный сток товаров будет несложно.

Безопасный сток — это неприкосновенный запас, который расходуется в случае срыва поставок. По каждому товару рассчитывается свой безопасный сток. Зависит он от товарооборота и плеча поставок. Сток зависит от динамики в выборе поставщиков. Например, у снабженца может быть 10 контрактов на один и тот же товар от разных фирм. Где-то купить получится дешевле, но везти придётся дольше. Экспериментировать можно, но всегда думайте на два шага вперёд и помните, что от внештатных ситуаций никто не застрахован.

Где магазины хранят товары?

Вспомните свой последний поход в супермаркет. Все эти огромные стеллажи и тысячи, тысячи товаров. Где же это всё лежит перед тем, как попасть в торговый зал? Наверное, на складе?

Нет. У большинства крупных магазинов складов нет вообще. Если и бывают складские помещения, то очень небольшие. Каждый квадратный метр торгового пространства приносит десятки и сотни тысяч рублей – терять прибыль, жертвуя ценной площадью, никому не интересно. Магазину выгоднее как можно больше места отдать покупателям. Поэтому сразу после приёмки товар кочует в торговый зал.

Особенно быстро туда попадает ультрафреш (свежие овощи, фрукты и охлаждённое мясо) и молочная продукция — их сразу же стараются отнести в зал. А товары с долгим срок хранения, расставляют где-нибудь в коридорах и технических помещениях. Разумеется, они всем мешают и усиливают хаос, который закономерен для зоны приёмки.

Как вы поняли, далеко не каждый магазин обладает вместительным складом. Из-за этого заказывать товар заранее становится очень сложно.

Зона приёмки заменяет склад

Зона приёмки — самая уязвимая часть магазина. От неё зависит всё, но относятся к ней пренебрежительно. Сотрудников вечно не хватает. Управляющие предпочитают отправлять подчинённых в торговый зал, чтобы они красиво выставляли товары на полках. Не хватает и техники — терминалы сбора данных, которые могли бы значительно ускорить приёмку, тоже отправляют в торговый зал.

Получается следующее: все бегают, суетятся, лихорадочно вскрывают коробки и пересчитывают, всё ли на месте. Где-то просыпается крупа, рвутся мешки с картошкой. И тут вдруг подъезжает следующая машина и ситуация окончательно выходит из-под контроля.

Туда, где пронесли картошку, швыряют мясные туши. А рядом разгружают коробки со стиральным порошком. Разумеется, ни о каких санитарных нормах уже не идёт и речи, все мечтают лишь поскорее покончить с этим.

Свежие продукты моментально впитывают запахи, особенно рыба. У разных видов товара должны быть свои зоны разгрузки. Одновременно разгружать бытовую химию и продукты питания и составлять их рядом — не самый разумный метод.

Чтобы приёмка не затонула в пучине хаоса, достаточно соблюсти некоторые правила

СЛЕДУЙТЕ ГРАФИКУ ПРИЁМКИ

Вся рабочая смена (а их обычно три в день: утренняя, вечерняя и ночная), должна быть чётко расписана. Какая компания, когда и на какой машине приедет, какой груз она привезет. Кто из сотрудников ответственный за разгрузку, складывать ли всё в подсобках или сразу нести в торговый зал.

График часто нарушается из-за недобросовестных приёмщиков. Если магазин большой, то машины с товарами от разных поставщиков подъезжают постоянно. Возникают заторы, и «находчивые» приёмщики продают места. Они договариваются с некоторыми водителями и за деньги пропускают их вперёд вне очереди. Из-за этого график разрушается.

ОРГАНИЗУЙТЕ УДОБНУЮ ЗОНУ РАЗГРУЗКИ

Малая площадь зоны разгрузки — бич для всего процесса приёмки. Чем больше площадь зоны приёмки, тем проще контролировать процесс.

Стоит создать отдельные зоны для «якорных» товаров. Продаёте много рыбы, и вам постоянно её привозят? Организуйте хотя бы небольшое «рыбное» пространство для приёмки. Создайте в ней благоприятные санитарные условия. Так вы не только наладите процесс приёмки, но и повысите качество продуктов на полках вашего магазина.

НАЗНАЧЬТЕ ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ПРИЁМКУ И ОБЕСПЕЧЬТЕ ИХ ОБОРУДОВАНИЕМ

Расставить товары на полках магазина сотрудники всегда успеют. Сейчас цель — максимально быстро и без ошибок разгрузить машину с товарами.

Ситуации, когда подъезжает водитель и подолгу ждёт, когда начнут разгружать его машину, недопустимы. Назначьте ответственных за работу с разными поставщиками. Чтобы ко времени, указанному в расписании, сотрудники подошли к зоне приёмки и начали работу. Если вы вооружите их терминалами сбора данных, то дело пойдёт ещё быстрее.

Приёмку товара сильно замедляет оформление документов

Заказ имеет сопроводительные документы: товарную накладную и счёт-фактуру. Приёмщики должны проверить товар и посчитать количество брака. Принимают только целую, не потерявшую свой товарный вид, продукцию.

Если выяснится, что десять бутылок из стяжки с пивом разбилось, то количество бутылок, указанное в накладной, уже не действительно. Приёмщики не церемонятся с документами и прямо на них, ручкой, пишут то количество бутылок, которое попадёт в торговый зал.

Дальше документы отдают в бухгалтерию. Хотя бы одно изменение уже делает документы не актуальными, и бухгалтер связывается с поставщиком, фиксирует расхождения и ждёт от него исправленные документы. Без них бухгалтер не может внести данные о закупке в учётную систему.

До того момента как приёмщик не поставит печать магазина на бумагах, ответственность за товар несёт водитель. Возникают ситуации, когда водитель перекладывает ответственность за брак на сотрудников магазина и отказывается подписывать документы.

Чтобы сэкономить время и сохранить нервы, рекомендуем вам ввести электронный документооборот. Это устраняет все бюрократические проволочки — все изменения в сопроводительные документы можно будет внести буквально «на лету» — без лишних часов ожидания и разбирательств.

Крупные магазины договариваются с поставщиками и заранее прогнозируют возможный процент брака. В среднем пять-десять процентов от количества товаров из партии заложено на так называемую усушку (или утряску). Этот подход удобен, но для него нужно выстроить взаимные доверительные отношения с поставщиками.

Есть важный нюанс — в сопроводительных документах может расходиться не только количество товаров, но и цены, названия товаров, реквизиты или адреса магазинов. Здесь ошибки тоже недопустимы. Один промах, и документы теряют свою силу. В принципе, электронный документооборот решает многие проблемы. Но с неправильными ценами всё не так просто. По бумагам товары могут оказаться дороже, чем рассчитывал магазин.

Это не критично — чтобы не переделывать документы, поставщик и заказчик договариваются о максимальном пороге расхождений. Но так как магазин это большой механизм, шестерёнки которого — живые люди, то он не застрахован от ошибок. Да, можно договориться о расхождении в ценах, но при обилии товаров от разных поставщиков легко упустить, что у некоторых товаров маржа может быть три, два или даже один процент. И получится, что договорившись о пятипроцентном расхождении цены на все товары, магазин будет продавать какую-то продукцию себе в убыток.

Приёмка требует системного подхода

Система сложится, когда появится прозрачная схема формирования потребности после продажи. Потребность формируется в заказ и в корректном виде уходит к поставщику. У вас может быть 25 разных поставщиков, от них всех поступает разная информация, и её обязательно надо структурировать.

У вас есть торговая точка. Принимайте во внимание средний товарооборот за месяц. Хотя этот показатель всё равно что средняя температура по больнице, но в общем и целом им можно оперировать.

Также у вас есть средняя потребность в каждодневном заказе. Вы знаете, что в течение недели к магазину должно подъехать столько-то фур с разными товарами. Это простая арифметика — стоит немного пораскинуть мозгами, и тогда процесс приёмки перестанет быть хаотичным.

Иногда они возвращаются

В магазин привезли коробку фломастеров. По небрежности сотрудники задвинули её в захламлённый угол и забыли о ней. Ответственный за приёмку покачал головой, работники развели руками, фломастеры списали, стоимость её вычли из зарплаты сотрудников (или списали как брак). Такое происходит сплошь и рядом и вызывает сильную головную боль.

Потому что рано или поздно коробку всё-таки обнаружат (например, во время инвентаризации). И тогда бухгалтерам придётся выполнить сложные арифметические кульбиты, чтобы цифры по документам сошлись. Не допускайте таких ситуацией, чтобы избежать дальнейших проблем.

Распределительные центры сильно упрощают логистику

В начале мы упомянули, что существует другая схема поставок — когда поставщики привозят товары в распределительный центр торговой сети. Распределительный центр сам рассчитывает безопасный сток и у себя, и в магазинах. Там свои сотрудники, своя спецтехника.

В магазинах никто ничего не пересчитывает, бухгалтерия сразу оформляет документы. Из распределительного центра приезжает машина, и товары сразу выставляют на полки. Это единый организм.

Такой подход позволяет снизить цены почти в два раза, потому что нет конкуренции за полку, в цену товара не вложены стоимость его рекламы и упаковки.

Подведём итог

Важна реальная связь зоны приёмки с теми людьми и информационными системами (back office, ERP), из которых формируется заказ. Без этого можно работать, но когда вы выйдете на серьёзный уровень, приёмка и логистика нарушится.

Мощности и площади зоны приёмки должны позволять принимать хотя бы какое-то количество товаров одновременно. Хотя бы несколько машин. Соответственно, там нужны люди и свободное место.

• соблюдайте график поставок;
• обеспечьте персонал терминалами сбора данных;
• разграничите приёмку на зоны ответственности для разных сотрудников;
• не экономьте на приёмке;
• внедрите электронный документооборот.

Ситуации, о которых мы рассказали, это не единичные случаи, а суровая действительность для 90 процентов магазинов.

Нерешённые проблемы вместе образуют большой снежный ком. Рано или поздно ком превратится в лавину и засыплет весь магазин. Соблюдайте правила и держите зону приёмки под контролем.