Как избежать ошибок при заполнении товарной номенклатуры

Правильное или неправильное ведение номенклатуры в товароучётной системе определяет эффективность автоматизации магазина. Часто добавление товаров пускают на самотёк. В итоге получается пересортица, склад заполняется лишними остатками, база данных зарастает ненужными значениями. Всё это сводит пользу от автоматизации к нулю — учёт неизбежно переходит в ручной режим, а инвестиции в ПО и оборудование теряют всякий смысл. Как этого избежать, читайте в новой статье.

Зачем уделять много внимания ведению номенклатуры, если с этим справится любой сотрудник магазина? Казалось бы, ерунда — «забить» в систему пару цифр, назначить цену и присвоить штрих-код, да выгрузить всё на кассу. По штрих-коду пробивается — и ладно. Предавшись подобным рассуждениям, владелец магазина ставит свой бизнес под удар. Если ведением номенклатуры занимается несколько человек, и работают они без чётко прописанных регламентов, то рано или поздно возникают трудности.

К чему приводит неправильное заведение номенклатуры?

Часто сотрудники розничного магазина заносят товары без разбития на группы, просто добавляют всё одним списком. Например, без деления группы «Алкоголь» на подгруппу «Пиво». Или ещё хуже — и хлеб, и пиво, и молоко ставят в один список, скажем, «Продукты».

Подобное заведение товаров приводит к тому, что впоследствии человек не сможет ввести ограничение на продажу алкоголя в ночное время или не может при введении акции ограничить товарной группе минимальную розничную цену.

Если товар заводится кем угодно — продавцами, владельцем магазина или вообще его тёщей (такое встречалось в нашей практике), то и товар заносится как угодно. Одно и то же пиво «Балтика № 7» могут занести и как «Пиво № 7 Балтика», и «Балтика семёрка». Если название отличается хотя бы в один символ или написано с грамматической ошибкой, то товар в системе дублируется под новым названием.

Самые распространённые недочёты в заведении номенклатуры:

• Не соблюдается чёткая последовательность заведения (товары не разбиваются на группы и подгруппы);
• Допускаются грамматические ошибки.

Чем это грозит

Поставщик привозит товар. При поступлении приёмщик не находит его в товароучётной системе и решает добавить в базу. А на самом деле товар там уже был. Приёмщик его не обнаружил из-за того, что название товара в базе написано с ошибкой.

Следуя своей логике, сотрудник вбивает новую позицию. В итоге получается дублированная номенклатурная позиция — один и тот же товар внесён в базу под разными названиями.

При планировании будущих закупок человек видит, что на складе две позиции товара. А на самом деле она одна, но называется по-разному. Из-за этого не получится правильно спланировать закупку. Тут же становится невозможным автоматический расчёт рентабельности (оборачиваемости) этого товара. Начинаются проблемы с рекламными акциями и их заведением.

Главная проблема — позиций на складе по номенклатурным данным одно количество, а на самом деле их гораздо больше, так как они записаны под другими названиями. Снабженец делает ещё один заказ (товара-то якобы мало), и остатки вырастают в 2 раза. Из-за неправильной аналитики половина этого товара даже не попадёт в пакеты к покупателям. Запасы испортятся, и магазин понесёт убытки.

Если номенклатурная позиция заносится по всем правилам и без ошибок, то товаровед увидит, что такая позиция уже есть — новую заводить не нужно. Правильное заведение возможно либо по жёсткому регламенту, либо когда название вообще не вписывается, а выбирается из каталога.

Например — вот в магазин привезли «Балтику № 7». Что это? Это пиво. Балтика. Сорт № 7. В железной пол литровой банке. Все эти параметры выбираются из каталога. Если в каталоге не хватает каких-то параметров, то они сначала заносятся именно в сам каталог. Пусть лучше это делает конкретный сотрудник, чтобы избежать путаницы.

Что происходит с некорректной базой

Чем больше дублированных позиций, тем сложнее прошерстить базу и найти повторяющиеся товары. Доходит до того, что проще уже удалить базу целиком и начать вести её заново.

Соответственно, эффективность автоматизации при некорректном заведении номенклатуры существенно снижается. Отчёты срабатывать не будут, работа с поставщиками нарушится, остатки на складе приведут к убыткам, станет сложным проведение акций.

В товароучетную систему заносят номенклатуру поставщика и номенклатуру, которая попадает на ценник. Для скорости наименование копируют. Такого нельзя допускать. Во-первых, товарововед поставщика может ошибиться в названии товара, для него это не критично. Во вторых, названия товаров у поставщиков — рабочие. Они могут содержать непонятные покупателям сокращения (ж/б, к/с и так далее). Значит, печатать ценники с данными от поставщиков недопустимо.

Состав информации на ценнике определяет Роспотребнадзор. По закону на ценнике нужно печатать полное название продукта, сортность, цену за вес (в килограммах и граммах) или единицу товара, дату оформления ценника и другие данные.

Важно не только правильно заводить номенклатуру, но и делать это своевременно. Новые магазины не задумываются, с какой скоростью они будут заносить номенклатуру в товароучётную систему.

Создание одной номенклатурной позиции занимает примерно 3-5 минут. Средний магазин имеет номенклатуру в 500-1000 позиций. Значит на заведение надо потратить не меньше 2500 минут. Это 40 часов безостановочной работы. С учётом перерывов и времени на поиск ошибок уйдёт около недели.

Введите регламент заполнения номенклатуры

Установите правила, которым должен следовать каждый сотрудник, работающий с номенклатурой. Их можно описать на бумаге или оформить формулами в 1С. Сотрудник будет создавать позиции, выбирая параметры из пунктов каталога. Это сложный способ, но это необходимо, если вы рассчитываете работать со многими поставщиками.

Профессионального товароведа найти сложно. Это специалист, который точно знает, как заводить номенклатуру, какие отчёты выводить каждую неделю, какие выставить требования к поставщикам.

Чтобы проверить компетенцию товароведа, спросите у него, какие требования выдвигает Роспотребнадзор к информации на ценниках, и отвечают ли ценники в вашем магазине этим требованиям.

В чём же корень проблемы?

Многие предприниматели вообще не понимают, зачем нужна автоматизация торговли, какие бизнес-процессы они автоматизируют, и как это должно работать. Предприниматель использует автоматизацию так, как научили в ЦТО. Вполне возможно, что и компания-автоматизатор не обладает нужными знаниями.

Ошибки начинаются с неправильной настройки инструментов. Заведение номенклатуры это важнейшая часть настройки. Это одна из операций по подготовке системы к её серьёзной работе. На основании системы выстраиваются бизнес-процессы внутри магазина. Если система не обладает какими-то возможностями, то бизнес-процесс стоит заменить, или же настроить систему под этот бизнес-процесс.

Если система настроена неправильно, сам бизнес-процесс можно будет вести, но его придётся анализировать «на коленке». К нам приходили клиенты после автоматизации у других компаний. Чтобы провести аналитику, они выводили графики в Excel, брали данные из 1С и как-то всё считали по своим формулам. Это яркий пример неправильно настроенной системы автоматизации из-за нарушения порядка приёма товаров.

Почему это неправильно?

Цель автоматизации — упростить ряд процессов и повысить их эффективность. Если какая-то из процедур представляет сложность для компании, а эта процедура необходима и связана с привлечением какой-то сторонней программы, это значит, что система работает неправильно. Автоматизация проведена некорректно.

Возможно система недостаточна в своих возможностях, или неправильно настроены инструменты. В этом случае надо либо менять систему, либо менять бизнес-процесс. А делать что-то на коленке — неправильно.

Многие клиенты пытаются сэкономить деньги на настройке системы и привлечении профи спецов. В большинстве случаев это приводит к серьёзным ошибкам. Систему мало установить, она должна работать.