ТОП нештатных ситуаций на ККТ. Что делать и как предотвратить?
В этой статье мы рассмотрим, как минимизировать вероятность остановки работы кассы – а, значит, и процесса торговли – из-за внешних (отсутствие электропитания, доступа к сети Интернет) и внутренних (сбой ПО, механическая поломка) факторов.
Термины и определения
ФН – блок фискального накопителя
ФНС – Федеральная налоговая служба
ИБП – источник бесперебойного питания
ОФД – Оператор фискальных данных
Сбой подачи электроэнергии
Часто бывает из-за плановых или аварийных работ, реже из-за чрезвычайных ситуаций и стихийных бедствий.
Чем грозит магазину?
- Сбоем программного обеспечения – например, нарушением целостности баз данных товаров или продаж из-за прерванной передачи данных.
- Поломкой кассы на аппаратном или программном уровне из-за «скачков» напряжения питания электрической сети.
- Несоблюдением законодательства. Если при отсутствии электроэнергии не закрывают торговую точку и не останавливают продажи, а фиксируют их только в кассовой книге или вообще не фиксируют, – это нарушение.
Справка. Согласно статье 14.5 КОАП РФ, работать без кассового аппарата категорически запрещено. Представитель налогового органа может привлечь к административной ответственности должностное лицо и юрлицо, не выдавшее покупателю чек:
для должностных лиц — штраф в размере от 25% до 50% от суммы расчёта, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 рублей;
для юридических лиц — от 75% до 100% от суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей.
Повторное совершение административного правонарушения, в случае, если сумма расчетов без применения ККТ составила в совокупности 1 миллион рублей и более, влечет в отношении должностных лиц, помимо штрафов, дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет; а в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Исключение — применение чека коррекции или заявление о нарушении.
Административной ответственности за нарушение можно избежать, если сразу после его совершения направлена полная и достоверная информация в налоговую в виде чека коррекции или заявления о нарушении, и никто ещё не проинформировал ФНС о совершенном нарушении и сумме, на которую оно было совершено. В случае, если инцидент совпал с налоговой проверкой, а чек не был выдан налоговому инспектору, он может сразу признать данный инцидент правонарушением, поэтому таких ситуаций лучше избегать.
Что делать и как предотвратить?
Чтобы избежать перечисленных выше ситуаций — обеспечиваем резервное электропитание. Для этого есть:
-
Резервные источники электропитания (дизель-генераторы, накопительные источники электроэнергии на основе аккумуляторных батарей). Такие системы могут до нескольких суток снабжать торговую точку электричеством.
Компактные бытовые источники бесперебойного питания (ИБП), которые поддерживают работоспособность подключенного оборудования от 20 мин и дольше.
Кассовые аппараты со встроенной аккумуляторной батареей — по аналогии с ноутбуками, могут работать без внешнего источника питания несколько часов.
Некоторые модели ИБП оборудованы датчиками контроля уровня заряда и остаточного напряжения батареи, а также программным обеспечением — можно узнать оставшееся время работы кассового узла.
Такая подстраховка поможет корректно закончить оформление чека (рассчитать покупателя), закрыть на кассе смену (при необходимости) и даже продолжить бизнес-процесс продажи на время работы ИБП.
Что делать, если резервный источник или ККТ с аккумулятором не были куплены?
Необходимо срочно обесточить всё оборудование кассового узла — отключить вилки электропитания от сети. После восстановления подачи электроэнергии обязательно проверить работоспособность кассового узла: провести тестовую продажу недорогого товара (например, пакета), потом провести возврат. Для соблюдения законодательства — остановить процесс продажи на период отсутствия электричества.
Нет доступа к сети Интернет
Доступ может отсутствовать из-за аварийной ситуации у провайдера, за неуплату услуг связи, по другим причинам.
Чем грозит магазину?
Несоблюдением законодательства. Во время отключения сети фискальный накопитель кассового аппарата перестает передавать данные ОФД. На суточном отчёте (закрытии смены) можно проверить информацию по количеству неотправленных документов. Эти данные также выводятся в “отчёте о состоянии расчётов”, который можно сформировать на ККТ в любой момент. Сделать проверку можно и в личном кабинете на сайте Оператора фискальных данных, с которым подписан договор.
Фискальный накопитель может работать без доступа в Интернет до 30 календарных дней (он накапливает данные о продажах в своей внутренней памяти), затем происходит его блокировка. При восстановлении доступа к сети Интернет, он передаст ОФД все данные и автоматически разблокируется для совершения дальнейших продаж. Важно! 30 дней до блокировки ФН никак не связаны со штрафами — нарушение законодательства происходит уже с первого не переданного в ОФД чека.
Справка: Согласно статье 1.2 54-ФЗ, необходимо передавать все данные по операциям (кассовые чеки, отчёты) в реальном времени, в момент расчёта покупателей в Федеральную налоговую службу через Операторов фискальных данных (ОФД). Передача данных осуществляется через Интернет. Исключение сделано для касс, которые работают в зонах без доступа к сети — отдаленные и труднодоступные населенные пункты, закрытые военные объекты — тогда ККТ разрешено использовать в автономном режиме.
Если фискальные документы не были переданы в налоговый орган, за такое нарушение предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ:
для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.
Налоговый орган может рассмотреть, насколько уважительной была причина нарушения, но если данные не передавались достаточно долго, а меры к устранению сбоя не были приняты (необходимы доказательства принятых мер), то скорее всего такая причина будет признана неуважительной.
Что делать и как предотвратить?
Как можно быстрее восстановить доступ. На период, пока вы уточняете и устраняете причину отключения (не оплачен счёт, поломка у провайдера и др.), можно заранее организовать мобильную точку доступа, а ККТ закупить с поддержкой работы через Wi-Fi.
А если сеть доступна, но касса всё равно не передаёт данные в ОФД?
Проверьте:
- физическое подключение сетевого кабеля к кассе,
- корректность сетевых настроек для передачи данных ОФД через утилиту настройки для ККТ. Сетевые настройки доступны на официальных сайтах ОФД. Обратитесь к организации, которая осуществляет техническую поддержку ККТ, они смогут проверить настройки удалённо.
Если данные всё равно не передаются, вопрос может быть на стороне оператора фискальных данных.
Убедитесь вместе с технической поддержкой ОФД в том, что:
- активирован новый фискальный накопитель,
- оплачены услуги ОФД,
- нет технических проблем на стороне ОФД,
- получена новая карточка регистрации в ФНС после замены блока фискального накопителя.
Повреждение ККТ в результате попадания жидкости или пожара
Чем грозит магазину?
Помимо повреждения самой кассовой техники и другого материального ущерба, есть важный момент, который может привести к нарушению законодательства — неснятие кассы с учёта.
Справка: Ответственность за неснятие с учёта старой кассы установлена в ст. 14.5 часть 5 КоАП РФ, налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
- для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.
Что делать и как предотвратить?
Аварийную или чрезвычайную ситуацию часто нельзя предотвратить, даже при соблюдении всех инструкций безопасности. Многое зависит от состояния инженерных сетей на арендуемой под помещение магазина площади — при оформлении аренды их нужно обязательно проверить. Если же вы занимаетесь их монтажом самостоятельно, не через коммунальные службы, то постарайтесь привлечь максимально грамотных подрядчиков и не экономить на материалах. Обязательно обеспечьте 2 выхода из помещения, проводите регулярный инструктаж для всех сотрудников.
Если ситуация произошла, то важно:
Правильно среагировать. При попадании влаги внутрь корпуса ККТ — как можно быстрее отключить оборудование от сети электропитания. При возгорании, в первую очередь, следовать инструкциям пожарной безопасности, тут главное спасение людей, а не техники.
Оформить подтверждение инцидента. После устранения причин ЧП, необходимо оформить подтверждающие его документы у соответствующих коммунальных или аварийных служб.
Обратиться в сервисный центр, который обслуживает ККТ. Инженер сервис-центра проведет диагностику. При невозможности ремонта, сервисный центр составит акт технической экспертизы о полной утрате кассового аппарата и невозможности проведения его восстановительного ремонта.
Снять ККТ с учёта. На основании этого акта и документа, удостоверяющего стихийное происшествие, ККТ необходимо снять с учёта в налоговых органах. Это можно сделать через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, где в причинах снятия указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с потерей контрольно-кассовой техники”. Данные с отчёта о закрытии ФН в текущей ситуации предоставлять не нужно. Сами документы нужно отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ — и уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.
Кража ККТ
Чем грозит магазину?
Как и в случае ЧП, кроме материального ущерба кража грозит нарушением законодательства — если не снять кассу с учёта. Ответственность по той же статье.
Справка: Налоговая может на выбор вынести предупреждение или наложить административный штраф:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 руб.;
- для юридических лиц — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 руб.
Что делать и как предотвратить?
Вызвать полицию и открыть уголовное дело. Если ККТ украли, необходимо незамедлительно вызвать полицию, оформить заявление, получить акт о возбуждении уголовного дела.
Снять ККТ с регистрации. На основании акта о возбуждении уголовного дела снять с учёта в налоговых органах. Это делается тоже через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС, только в причинах снятия надо указать: “Заявление о снятии с регистрационного учета представляется в связи с хищением контрольно-кассовой техники”. Копии документов о возбуждении уголовного дела отнести в налоговую инспекцию, к которой прикреплена ККТ. Уточнить у принимающего налогового инспектора дальнейшие действия.
Что делать, если по результатам расследования кассу нашли?
Если ККТ снята с учёта с признаком ”Хищение”, а потом найдена — для дальнейшего использования нужно предоставить в налоговые органы:
- акт возврата похищенного от правоохранительных органов,
- заявление на исключение ККТ из статуса ”Хищение”.
Если за время расследования закончится срок эксплуатации блока фискального накопителя, необходимо предоставить в налоговые органы ещё и данные закрытия архива фискального накопителя.
Технические неисправности ККТ
Неисправность механических узлов ККТ
За печать кассовых документов на ККТ отвечает чекопечатающий механизм. При большом количестве покупателей именно он может быть причиной выхода из строя кассового аппарата. Механизм состоит из:
- термопечатающей головки (отвечает за печать символов кассового чека)
- лентопротяжного механизма (отвечает за транспортировку чековой ленты в ККТ)
- нож (отвечает за отрезку отпечатанного кассового чека (отчета) из ККТ).
Важно! Подробное описание всех узлов ККТ можно найти в Руководстве по эксплуатации кассового аппарата, которое поставляется вместе с документами на ККТ или может находиться в электронном виде на сайте производителя ККТ.
Как избежать поломки?
Всегда используйте кассовую ленту, которая рекомендована производителем ККТ — её параметры указаны в Руководстве по эксплуатации ККТ, приобретать желательно у производителя ККТ. Чековая лента с другими параметрами может привести к повышенной нагрузке на чекопечатающий механизм ККТ, что повысит вероятность выхода его узлов из строя. Производитель может отказать в проведении ремонта по гарантии из-за несоблюдения рекомендаций по эксплуатации устройства.
Самостоятельный осмотр и исправление мелких неисправностей КТТ
Важно! Перед любыми работами обязательно отключите электропитание ККТ.
Дополнительные инструменты, которые могут потребоваться:
- тонкая малярная кисть,
- пинцет с тонкими длинными кончиками,
- спиртовые салфетки,
- медицинская груша.
Кассовый аппарат не пропечатывает часть символов на чеке — нечёткая печать символов, бледная печать
Возможные причины:
1. Загрязнение термопечатающей головки.
Для проверки отключите питание и выньте чековую ленту. Затем:- осмотрите поверхность термопечатающей головки: на неё могла налипнуть этикетка с товара, фрагмент клейкой ленты, бумажная крошка после работы ножа, иная грязь.
- Аккуратно удалите загрязняющие элементы, протрите поверхность термопечатающей головки спиртовой салфеткой.
Важно! При удалении загрязняющих элементов нельзя пользоваться острыми или металлическими предметами, это может вывести термопечатающую головку из строя.
2. Применение чековой ленты большей толщины, чем рекомендовано производителем ККТ.
Для проверки измерьте параметры чековой ленты, если она толще — срочно замените на рекомендованную производителем ККТ.Кассовый аппарат заминает, «жуёт» чековую ленту
Возможные причины:
1. Чековая лента неверно установлена в кассовый аппарат.
Проверьте правильность по Руководству эксплуатации кассового аппарата.2. В отсек чековой ленты попали инородные предметы.
Для проверки отключите питание и выньте чековую ленту. Затем:
- возьмите тонкую малярную кисточку и медицинскую грушу,
- бумажную крошку, которая образуется во время отреза ножа кассового аппарата, аккуратно выдуйте грушей, а затем очистите отсек чековой ленты кисточкой.
- Внимательно проверьте, нет ли инородных предметов в отсеке чековой ленты, при обнаружении срочно извлеките (может потребоваться пинцет).
Важно! Любые мелкие металлические предметы (скрепки, монеты, защелки и т.п.) лучше держать как можно дальше от ККТ. Их попадание в отсек для кассовой ленты может привести к короткому замыканию и выходу из строя электронных частей кассового аппарата.
3. Чековая лента не соответствует рекомендациям.
Для проверки измерьте параметры чековой ленты, если она не соответствует требованиям производителя ККТ — срочно замените на рекомендованную.
Кассовый аппарат не отрезает чеки
Возможные причины:
1. В отсеке чековой ленты инородные предметы.
Для проверки отключите питание и выньте чековую ленту. Затем:
- возьмите тонкую малярную кисточку и медицинскую грушу,
- бумажную крошку, которая образуется во время отреза ножа кассового аппарата, аккуратно выдуйте грушей, а затем очистите отсек чековой ленты кисточкой.
- Внимательно проверьте, нет ли инородных предметов в отсеке чековой ленты, при обнаружении срочно извлеките (может потребоваться пинцет).
2. Чековая лента не соответствует рекомендациям.
Для проверки измерьте параметры чековой ленты, если она не соответствует требованиям производителя ККТ — срочно замените на рекомендованную.
Кассовый аппарат не включается
Возможные причины:
1. Отсутствие питания ККТ
- Проверьте исправность розетки и сетевого фильтра. Для проверки подключите к электрической розетке другой электроприбор, например, зарядное устройство.
- Проверьте, воткнут ли штекер питания в сам кассовый аппарат (если не включен, то перед обратным включением обязательно отключите кассовый узел от розетки электропитания).
- Некоторые кассовые аппараты получают электропитание через системный блок кассового узла – проверьте, не отошел ли шнур электропитания ККТ на данном блоке.
2. Поломка ККТ
Если перечисленные выше действия не помогли восстановить работу кассы, рекомендуется вызвать обслуживающую сервисную организацию.
Важно! Разбирать кассовый аппарат самостоятельно не рекомендуется, так как можно дополнительно вывести из строя узлы и блоки ККТ: ремонт может стать сложнее, дольше и дороже.
Неисправность блока фискального накопителя (ФН)
Поломка фискального накопителя ККТ происходит редко. Современные блоки ФН обладают повышенной степенью надежности и отказоустойчивости.
1. Кассовый аппарат не регистрирует чеки: при попытке завершить чек на дисплее или ленте появляется предупреждение об ошибке записи в ФН, ошибке связи с блоком ФН.
2. Кассовый аппарат перестает передавать данные оператору фискальных данных (ОФД). При этом проверьте, что:
- доступ ККТ к сети Интернет есть,
- настройки ККТ для передачи данных в ОФД верные,
- услуги ОФД оплачены,
- в личном кабинете пользователя в ОФД кассовый аппарат и фискальный накопитель подключены.
Вызовите обслуживающую сервисную организацию, так как для демонтажа блока фискального накопителя необходимо будет разобрать корпус ККТ. Некоторые производители ФН предоставляют сервисным центрам программы для тестирования своих блоков. Иногда может помочь переподключение или замена информационного кабеля (шлейфа) от блока ФН к системной плате ККТ.
Если неисправность на месте устранить не удалось, блок фискального накопителя необходимо отправить поставщику (организация, где Вы покупали ККТ или блок фискального накопителя) для проведения процесса диагностики. Отправить нужно сам неисправный блок ФН и его технический паспорт, в котором поставить подпись и печать в графу по гарантийным обращениям.
По результатам диагностики, поставщик обязан прислать Акт технической экспертизы ФН в течение 30-ти календарных дней (по нормам действующего Законодательства) с момента получения им Вашего блока ФН. Также поставщик ФН обязан предоставить электронную копию данного документа в налоговую службу через свой личный кабинет на сайте ФНС.
Важно! Если в Акте технической экспертизы указана возможность считывания данных с фискального накопителя, поставщик обязан предоставить данный файл (дамп) посредством электронных каналов связи. Также такой файл с фискального накопителя перед его отправкой поставщику на диагностику можно попросить снять сотрудника обслуживающей сервисной организации.
Дамп с фискального накопителя необходимо предоставить в налоговые органы в течение 60-ти календарных дней с даты подачи заявления о перерегистрации ККТ в связи с поломкой фискального накопителя. Сделать это можно или через личный кабинет пользователя на сайте ФНС, или личным визитом в районную налоговую инспекцию по месту установки ККТ.
Что делать дальше?
Без фискального накопителя касса не сможет работать, поэтому лучше:
- сразу заменить ФН на новый,
- активировать его,
- подать заявление в налоговую службу о перерегистрации ККТ в связи с аварией блока фискального накопителя (сделать это проще и быстрее через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС).
После получения новой карточки регистрации от ФНС, ККТ можно запускать в работу. На этом этапе также проще и быстрее обратиться в обслуживающую сервисную организацию.
На подачу такого заявления по законодательству у вас есть 5 рабочих дней с момента обнаружения поломки фискального накопителя.
Важно! Если выгрузка дампа памяти невозможна и на ККТ остались не переданные данные в ОФД, на ККТ необходимо оформить чек коррекции.
Как посчитать сумму таких не переданных данных? Проще всего посмотреть данные о продажах в своей учётной системе в день сбоя ФН по позициям всех товаров и сравнить эти данные с личным кабинетом ОФД (вкладка Чеки). Разница в продажах — сумма для чека коррекции. Подробную методику пробития чека коррекции можно найти на официальном сайте ФНС по ссылке.
Подытожим
Если ККТ перестала работать в штатном режиме, спокойно и чётко проведите все этапы самостоятельной диагностики. Инструкцию по эксплуатации ККТ и документы на кассовый аппарат (технический паспорт ККТ, технический паспорт блока ФН) лучше всегда иметь рядом.
Заключите договор на обслуживание ККТ с сервисной организацией.
Это поможет уменьшить время простоя ККТ из-за поломки, а проведение регулярного технического обслуживания ККТ мастерами сервисного центра сведет такие риски к минимуму. Специалисты сервисного центра помогут Вам телефонной консультацией, смогут подключиться к ККТ через механизмы удаленного подключения.
На что обратить внимание при заключении договора на обслуживание ККТ с сервисным центром?
- СЦ должен быть авторизован производителем ККТ. Мастера таких центров проходят регулярное повышение квалификации у производителей ККТ, всегда есть в наличии необходимые запасные части для ремонта ККТ.
- Время приезда мастера на Ваше обращение и время полного восстановления работоспособности оборудования. Чем оно меньше, тем лучше для Вас - время вынужденного простоя ККТ в случае серьезной поломки будет минимальным.
- Возможность предоставления подменного оборудования. На случай сложного ремонта Вашего оборудования в СЦ. Например, при поломке сканера штрих-кода, дисплея (монитора ККТ).
Посмотрите статистику продаж, на ее основе просчитайте возможные финансовые риски организации при простое ККТ из-за серьёзной поломки. Возможно, вам выгодно увеличить парк ККТ: в торговой точке не будет очередей, а в случае выхода из строя одного кассового аппарата, процесс продажи не остановится.
